Datenschutzerklärung

Muster Handels- und Dienstleistungs GmbH
Beispielstraße 42
12345 Musterstadt

Telefon: +49 0000 000000
E-Mail: info@kunde0001.grimply.de

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht. Je nach Vorgang kommen insbesondere in Betracht:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen sowie Durchführung und Abwicklung von Miet- und sonstigen Verträgen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels-, steuer- und nachweisrechtlicher Pflichten,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen an sicherem und stabilem Betrieb, Missbrauchsabwehr, Bearbeitung allgemeiner Anfragen, Dokumentation von Übergabe/Rücknahme sowie Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, sofern keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, wenn ausdrücklich eine Einwilligung eingeholt wird, etwa für optionale Karten- oder Analysefunktionen.

Soweit Informationen in einem Endgerät gespeichert oder daraus ausgelesen werden, beachten wir zusätzlich § 25 TDDDG. Technisch unbedingt erforderliche Speicherungen/Zugriffe können unter den Voraussetzungen des § 25 Abs. 2 TDDDG ohne Einwilligung erfolgen; optionale Zugriffe erfolgen nach Einwilligung.

Beim Aufruf dieser Website werden technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL/Ressource, Referrer, Browser- und Betriebssysteminformationen, Hostname sowie HTTP-Status- und Fehlerdaten gehören.

Zwecke: Auslieferung der Website, Gewährleistung von Verfügbarkeit, Stabilität und IT-Sicherheit, Fehleranalyse sowie Abwehr missbräuchlicher Zugriffe. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: reguläre Server-Logdaten werden nach der hinterlegten Betriebsregel grundsätzlich nach spätestens 14 Tagen gelöscht oder anonymisiert. Bei sicherheitsrelevanten Ereignissen können betroffene Protokolle bis zur abschließenden Aufklärung und gegebenenfalls zur Rechtsverfolgung länger gespeichert werden.

Zur Speicherung Ihrer Datenschutzentscheidung verwendet das bestätigte SCAEVA-Mietpark-Frontend das First-Party-Cookie ars_privacy_consent_v2. Es speichert die Auswahl für notwendige Funktionen sowie die Kategorien Buchung, Maps und Analyse für 180 Tage. Die Speicherung dieser Auswahl dient der von Ihnen gewünschten Datenschutzsteuerung und erfolgt, soweit technisch erforderlich, nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Einwilligungsbedürftige externe Inhalte werden – soweit technisch entsprechend konfiguriert – erst nach Ihrer Auswahl geladen. Ihre Auswahl können Sie über „Datenschutz-Einstellungen“ ändern. Der Widerruf wirkt für die Zukunft.

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen oder uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir insbesondere Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage und freiwillig mitgeteilte Angaben. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage und ggf. die Vertragsanbahnung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglicher/vertraglicher Kommunikation, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Allgemeine Anfragen ohne fortbestehenden Vertrags- oder Rechtsbezug werden nach der hinterlegten Regel grundsätzlich spätestens 6 Monate nach Abschluss gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung erforderlich ist.

Für Mietanfragen, Reservierungen, Buchungen, Preis-/Kautionsparameter, Vertragsstatus und die operative Mietabwicklung wird das separate Modul Grimply RentalFlow eingesetzt. RentalAssets stellt hierfür lediglich Asset-Stammdaten bereit. RentalFlow verarbeitet je nach Vorgang insbesondere Name/Firma, Kontaktdaten, Kundenreferenzen, ausgewählte Assettypen und Mengen, Mietzeitraum, Abhol-/Rückgabeangaben, Preis-/Kautionsinformationen, Status-, Kommunikations- und Nachweisdaten.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Nachweis-/Aufbewahrungspflichten; Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Missbrauchsprävention, sichere Betriebsorganisation sowie Geltendmachung und Abwehr von Ansprüchen.

Im geschützten Kundenportal können dem jeweiligen Benutzer/Kunden insbesondere aktuelle und vergangene Buchungen, Dokumente, Rechnungs-/Zahlungsreferenzen, Kautionsstatus, Übergabe-/Rücknahmeprotokolle, Schadenfälle und Kommunikation angezeigt werden. Hierfür werden WordPress-/Kundenkonto, RentalCore-Kundenreferenz und die jeweiligen Vorgänge miteinander verknüpft. Zugriff ist auf berechtigte Benutzer beschränkt.

Bei Übergabe und Rücknahme können Checklisten, Zeitpunkte, Zustandsinformationen, Vollständigkeitsangaben, Vorschäden, neue Schäden sowie Foto-/Mediendokumentation verarbeitet werden. Die Verarbeitung dient der ordnungsgemäßen Vertragsabwicklung, Beweissicherung, Schadenklärung und Sicherung von Rechtsansprüchen.

Fotos/Medien werden dem konkreten Vorgang und den betroffenen Assetinstanzen zugeordnet und sind nicht als öffentliche Bilder vorgesehen.

Elektronische Kunden- und ggf. Mitarbeiterunterschriften können als Signaturdaten zusammen mit dem jeweiligen Übergabe-/Rücknahmevorgang gespeichert werden, um dokumentierte Erklärungen und Zustände nachvollziehbar zuzuordnen.

Identitäts-, Fahrerlaubnis-, Alters- oder Qualifikationsdaten werden nur verarbeitet, soweit sie für die sichere, rechtlich zulässige und vertragsgemäße Überlassung eines konkreten Assets erforderlich sind. Umfang und Nachweisform richten sich nach Asset, Kundenstatus und konkretem Zweck. Ausweiskopien werden nicht pauschal vorausgesetzt; eine Kopie oder Speicherung erfolgt nur, wenn hierfür im Einzelfall eine tragfähige Rechtsgrundlage und Erforderlichkeit besteht.

Soweit im Mietprozess rechtserhebliche Erklärungen oder Nachweise – beispielsweise Stornierungen, Widerrufserklärungen, Vertragsfreigaben oder vergleichbare Vorgänge – elektronisch erfasst werden, können Vorgangs-/Vertragsreferenz, Inhalt der Erklärung, Zeitpunkt, technische Nachweisdaten und Versand-/Bestätigungsstatus gespeichert werden. Dies dient Vertragsabwicklung, gesetzlichen Pflichten und der Rechtsnachweisführung.

Zweck: Wenn Sie ohne Kundenkonto gebucht haben, erhalten Sie in unseren E-Mails einen persönlichen Link. Damit können Sie Ihre Buchung ansehen, bezahlen und eine Stornierung anfragen, ohne sich anzumelden.

Daten: Der Link enthält eine zufällige Kennung. Wir speichern diese Kennung nicht im Klartext, sondern nur als Hash (Prüfsumme), zusammen mit dem Bezug zu Ihrer Buchung und Ihrem Kundendatensatz, der Ablaufzeit und dem Zeitpunkt der letzten Nutzung. Zusätzliche Angaben über Sie werden dafür nicht erhoben.

Cookie arf_guest_access: Wenn Sie den Link aufrufen, setzen wir ein Cookie mit diesem Namen. Es ist technisch erforderlich, um Ihre Sitzung der von Ihnen aufgerufenen Buchung zuzuordnen. Es gilt nur für den Bereich /meine-buchung/, ist für Skripte nicht lesbar (HttpOnly), wird nicht an andere Websites gesendet (SameSite Lax), wird unter HTTPS nur verschlüsselt übertragen und läuft spätestens nach 4 Stunden ab. Es wird erst gesetzt, nachdem Sie den Link aufgerufen haben. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich, weil der Zugriff auf Ihr Endgerät für den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst unbedingt erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Abwicklung Ihres Mietvertrags: Zugang zur Buchung, Zahlung, Stornierungsanfrage) sowie für das Cookie § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Speicherdauer: Der Link ist gültig bis 30 Tage nach Ende der Mietzeit, bei bereits abgeschlossener Buchung 7 Tage. Wird die Buchung storniert, abgelehnt oder abgesagt, bleibt der Link noch 7 Tage ab diesem Zeitpunkt nur lesend gültig: Sie sehen den Endzustand Ihrer Buchung, können aber nichts mehr ändern. Früher ungültig wird er, wenn Sie ein Kundenkonto mit derselben E-Mail-Adresse anlegen.

Empfänger: keine. Die Daten liegen in der Datenbank unseres Hosters; es werden keine zusätzlichen Dienstleister eingebunden.

Zweck: Bei der Registrierung eines Kundenkontos senden wir Ihnen einen Bestätigungslink. So stellen wir sicher, dass die Adresse Ihnen gehört, und schützen Ihr Konto vor Missbrauch.

Daten: Ihre E-Mail-Adresse, ein zufälliges Bestätigungs-Token (nur als Hash gespeichert) und der Zeitpunkt der Bestätigung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kontoeinrichtung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Kontosicherheit, Missbrauchsschutz).

Speicherdauer: Der Bestätigungslink ist 72 Stunden gültig. Der Bestätigungszeitpunkt bleibt so lange am Konto gespeichert wie das Konto.

Empfänger: keine.

Zweck: Haben Sie früher ohne Konto mit derselben E-Mail-Adresse gebucht und bestätigen Sie diese Adresse, ordnen wir diese früheren Buchungen Ihrem Kundenkonto zu, damit Sie alle Buchungen an einer Stelle sehen. Ohne bestätigte E-Mail-Adresse findet keine Zuordnung statt.

Daten: Es entstehen keine neuen Daten über Sie; vorhandene Kundendatensätze von Privatkunden aus dem Online-Checkout ohne Konto, die dieselbe bestätigte E-Mail-Adresse tragen, werden dem Konto zugeordnet. Wir protokollieren den Vorgang (Kennungen und Anzahl, keine Inhalte) und senden Ihnen eine Benachrichtigung mit den betroffenen Buchungsnummern an die bestätigte Adresse. Ist eine Zuordnung nicht gewollt, können Sie sich an uns wenden; wir prüfen den Fall und können die Zuordnung rückgängig machen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsabwicklung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (übersichtliche Kundenbetreuung).

Speicherdauer: wie die zugehörigen Buchungs- und Vertragsunterlagen; das Protokoll nach der allgemeinen Aufbewahrung der Ereignisprotokolle.

Empfänger: keine.

Zweck: Bei der Übergabe von Mietgegenständen prüft unser Personal ein amtliches Ausweisdokument im Original und vergleicht Name und Lichtbild mit Ihren Angaben. Bei Fahrzeugen, für die es erforderlich ist, wird zusätzlich der Führerschein im Original geprüft. Das dient dem Schutz vor Missbrauch und Diebstahl und der Klärung von Streitfällen.

Daten: Wir speichern nur einen Vermerk: Art des Dokuments, die Bestätigung „Name und Lichtbild stimmen überein“, wer geprüft hat (Mitarbeiterkennung), den Zeitpunkt der Prüfung und, sofern erfasst, die letzten vier Zeichen der Dokumentnummer. Die vollständige Nummer wird nicht gespeichert, ebenso wenig ein Foto, Scan oder eine Kopie des Ausweises. In das unveränderliche Übergabeprotokoll gehen nur Dokumentart, Bestätigung und Zeitpunkt ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (ordnungsgemäße Übergabe im Mietvertrag) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch und Diebstahl, Nachweis im Streitfall).

Speicherdauer: 90 Tage nach der Rückgabe der Buchung. Danach werden die letzten vier Zeichen der Nummer und die Angabe, wer geprüft hat, automatisch entfernt; es verbleibt nur der Nachweis, dass eine Prüfung erfolgte (Art des Dokuments und Zeitpunkt). Bei einem offenen Schaden-, Verlust- oder Streitfall zu Ihrer Buchung bleibt der Vermerk, solange der Fall offen ist.

Empfänger: keine externen Empfänger.

Ihre Rechte: Es gelten die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit sowie das Widerspruchsrecht gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, wie in den übrigen Abschnitten dieser Erklärung beschrieben.

Auf Standortseiten können Karten von Google Maps eingebettet werden. Soweit der Dienst nicht unbedingt erforderlich ist, wird eine Karte erst nach Einwilligung bzw. gezielter Aktivierung geladen. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browser-/Geräteinformationen und technische Nutzungsdaten an Google übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG.

Datenschutzhinweise von Google

Personenbezogene Daten erhalten intern nur die Stellen, die sie für den jeweiligen Zweck benötigen. Externe Empfänger können – abhängig vom tatsächlich genutzten Vorgang – insbesondere Hosting-/Infrastrukturprovider, Zahlungsdienstleister, Kommunikations-/Kartenanbieter, externe Buchungs-/Integrationsdienste, IT-Dienstleister, Steuerberatung/Wirtschaftsprüfung, Banken, Versicherungen, Rechtsberatung sowie Behörden oder Gerichte bei gesetzlicher Verpflichtung oder zur Rechtsverfolgung sein.

Dienstleister, die personenbezogene Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeiten, werden – soweit gesetzlich erforderlich – auf Grundlage von Art. 28 DSGVO eingebunden.

Eine Übermittlung in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur, wenn dies für einen tatsächlich eingesetzten Dienst erforderlich ist und die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind. Je nach Anbieter kommen insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (einschließlich EU-U.S. Data Privacy Framework bei zertifizierten Empfängern), EU-Standardvertragsklauseln oder andere gesetzlich vorgesehene Garantien in Betracht. Einzelheiten ergeben sich aus den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters.

Wir speichern personenbezogene Daten nicht länger als für den jeweiligen Zweck erforderlich. Zusätzlich gelten als hinterlegte Betriebsregeln:

• Server-Logs: regelmäßig höchstens 14 Tage, vorbehaltlich sicherheitsrelevanter Ereignisse.
• Allgemeine Anfragen ohne Vertragsbezug: regelmäßig höchstens 6 Monate nach Abschluss.
• Operative Miet-/Vorgangsdokumentation einschließlich Übergabe-/Rücknahme- und Schadenbezug: grundsätzlich bis zu 36 Monate, soweit keine längere Erforderlichkeit besteht.
• Rechts-/Nachweisvorgänge: grundsätzlich bis zu 36 Monate bzw. solange sie zur Vertrags-/Rechtsnachweisführung erforderlich sind.
• Vertrags-, Rechnungs- und Buchungsunterlagen: entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.
• Anspruchs- und Schadendokumentation: bis zum Ablauf einschlägiger Verjährungsfristen und, falls erforderlich, bis zum rechtskräftigen Abschluss eines Verfahrens.

Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf einschlägiger Fristen werden Daten gelöscht oder, soweit möglich, anonymisiert.

Pflichtfelder in Kontakt-, Buchungs-, Vertrags-, Übergabe-/Rücknahme- oder sonstigen Rechtsprozessen sind jeweils als solche gekennzeichnet. Vertragsbezogene Pflichtangaben sind erforderlich, um den Vertrag anzubahnen oder durchzuführen. Ohne diese Angaben kann ein Vorgang gegebenenfalls nicht bearbeitet oder ein Asset nicht überlassen werden. Optionale Angaben und Einwilligungen sind freiwillig.

Wir treffen über RentalAssets, RentalCore oder RentalFlow keine Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung ausschließlich auf Grundlage einer automatisierten Verarbeitung im Sinne von Art. 22 DSGVO. Automatische Verfügbarkeits-, Sperr- oder Plausibilitätsprüfungen ersetzen keine solche Entscheidung. Ein Profiling zu Werbe- oder Bonitätszwecken ist durch diese Module nicht vorgesehen. Externe Zahlungs-/Betrugspräventionsdienste können eigene automatisierte Prüfungen einsetzen; hierfür gelten deren Informationen.

Wir treffen nach Art. 32 DSGVO angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere HTTPS/TLS im Produktivbetrieb, rollenbasierte Backend-/Portalzugriffe, Berechtigungsprüfungen, Eingabevalidierung, CSRF-Schutz/Nonces, nicht öffentliche Vorgangsmedien sowie regelmäßige Aktualisierung und Prüfung der Systeme. Ein absoluter Schutz vor allen Risiken kann bei internetbasierter Datenverarbeitung nicht garantiert werden.

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@kunde0001.grimply.de. Zur Vermeidung unbefugter Auskünfte kann ein angemessener Identitätsnachweis verlangt werden.

Sie haben außerdem das Recht, sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für einen Hamburger Hauptsitz ist regelmäßig zuständig:

Zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde (Muster)
Beispielstraße 1
12345 Musterstadt
Telefon: +49 0000 000000
E-Mail: datenschutz@kunde0001.grimply.de
Website der Aufsichtsbehörde

Sie können sich auch an eine andere nach Art. 77 DSGVO zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Die meisten Daten erhalten wir unmittelbar von Ihnen. Bei Geschäftskunden können Daten auch durch einen Arbeitgeber, Ansprechpartner, Bevollmächtigten oder Rechnungsempfänger bereitgestellt werden. Soweit eine Buchung, Zahlung oder Kommunikation über einen aktivierten Zahlungs-, Kommunikations- oder externen Integrationsdienst erfolgt, können die für Vertragsabwicklung erforderlichen Kontakt-, Artikel-/Buchungs-, Transaktionsstatus- und technischen Vorgangsdaten auch von diesem Dienst stammen. Die jeweilige Quelle ergibt sich aus dem genutzten Vorgang.

Maßgeblich ist die jeweils freigegebene Fassung; ihr Stand wird mit der Fassungsangabe dieses Dokuments ausgewiesen. Die Erklärung wird angepasst, wenn sich tatsächlich eingesetzte Dienste, Verarbeitungsprozesse, gesetzliche Anforderungen oder die Systemkonfiguration ändern.